Mark Coppock / Digital Trends Microsoft Excel 2016, găsit în suita Office, este cea mai recentă și cea mai bună aplicație de calcul tabelar de la Redmond și există un motiv bun pentru care mulți utilizatori de crunchers îl folosesc pentru toate nevoile lor de crunching. În timp ce Excel este potrivit pentru foi de calcul simple pentru a urmări cheltuielile sau pentru a construi calendare, acesta devine propriu atunci când trebuie să tăiați și să dați zaruri și apoi să prezentați date complexe. Aici vă vom arăta cum să creați un tabel pivot în Excel pentru a profita de unul dintre cele mai puternice instrumente ale aplicației.
Înainte de a începe, pentru ce anume sunt bune tabelele pivot? Simplu spus, tabelele pivot vă permit să priviți aceleași date în moduri diferite și din unghiuri diferite, pentru a facilita efectuarea analizei aprofundate și pentru a identifica tendințele importante. De exemplu, atunci când evaluați rezultatele vânzărilor, vă recomandăm să priviți o persoană individuală, un anumit produs sau un anumit interval de timp. Cu un tabel pivot, puteți crea un grup de informații și apoi puteți schimba cu ușurință focalizarea de la un lucru la altul - o analiză care ar fi plictisitoare să o efectuați manual.
Rețineți că veți avea nevoie de versiunea completă a Excel 2016 pentru a utiliza tabele pivot. Versiunea Windows 10 a Platformei universale Windows (UWP) nu include aceasta și multe alte caracteristici avansate Excel. În cele din urmă, dacă doriți să încercați noi caracteristici Excel, alăturați-vă programului Office Insider și poate fi primul care experimentează o nouă funcție de tabel pivot.
Pasul 1: Pregătiți-vă datele
Poate că cel mai important pas în utilizarea tabelelor pivot Excel este să vă organizați cu atenție datele. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este să utilizați tabele Excel, care vă permit să adăugați rânduri care vor fi incluse în tabelul pivot de fiecare dată când apăsați Reîmprospătare. Dar, cel puțin, doriți ca datele dvs. să fie sub formă de tabel, cu anteturi de coloane informative și cu date consistente în coloane.
De exemplu, să presupunem că doriți să analizați informațiile de vânzări pentru compania dvs. Aveți șase agenți de vânzări care vând trei produse în mai multe regiuni. Produsele dvs. sunt adaptate fiecărui client și, prin urmare, prețurile variază. Iată un eșantion de tabel cu informații fictive pentru a vă oferi o idee despre modul în care datele pot fi organizate având în vedere un tabel pivot.
Tabelul a fost creat pur și simplu introducând mai întâi datele, apoi selectând întregul interval și apoi mergând la Inserare> Tabel. Din nou, nu trebuie să faceți acest pas, dar este recomandat dacă doriți să adăugați mai multe rânduri de date mai târziu și să facilitați actualizarea tabelului pivot.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Pasul 2: Încercați o recomandare
Excel este plin de trucuri inteligente pentru a facilita lucrul cu datele și, ori de câte ori este posibil, va încerca să ghicească ceea ce doriți să realizați și apoi să efectueze automat câțiva pași. Această natură utilă este demonstrată aici de instrumentul PivotTables recomandat, care analizează datele dvs. și oferă câteva opțiuni logice cu privire la modul de analiză și prezentare a lucrurilor.
Pentru a utiliza un tabel pivot recomandat, pur și simplu accesați Inserare> Tabelele pivot recomandate. Excel vă va prezenta câteva opțiuni de luat în considerare. În exemplul nostru, Excel oferă crearea a 10 tabele pivot diferite care aruncă o privire asupra unui număr de unghiuri diferite din datele noastre de vânzări. Rețineți că modul în care etichetați coloanele contează; Excel citește aceste anteturi și oferă recomandări care au cel mai mult sens. De exemplu, dacă doriți să examinați prețurile de vânzare, nu utilizați termenul „cost”, deoarece Excel își va baza recomandarea în consecință.
O recomandare este „Suma vânzărilor totale de către client”. Dacă alegem această opțiune, atunci Excel va continua să creeze tabelul pivot.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Observați că tabelul pivot afișează numai datele relevante pentru analiza noastră actuală. În partea dreaptă, veți găsi criteriile utilizate de Excel pentru a-l crea în caseta de dialog Câmpuri din tabelul pivot. Vom acoperi ce înseamnă fiecare dintre aceste câmpuri în următoarea secțiune despre personalizare.
Pasul 3: Personalizați tabelul pivot
Fiecare dintre elementele din acest dialog este important pentru a determina modul în care va funcționa tabelul pivot. Faceți clic pe roata dințată de configurare pentru a modifica aspectul acestui dialog la ceea ce funcționează cel mai bine pentru dvs.
Selectarea câmpurilor
Aici, alegeți ce coloane să includeți în tabelul pivot. Modul în care aceste date vor fi populate în tabelul pivot este determinat de tipul de date pe care îl reprezintă - Excel vă va da seama dacă adăugați o coloană la tabelul pivot sau adăugați datele câmpului în tabel. De exemplu, dacă selectați „Articole”, Excel presupune că doriți să adăugați numărul de articole pentru fiecare client.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Pe de altă parte, dacă selectați „Data”, Excel plasează datele în tabel și organizează vânzările până când au avut loc.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Pe măsură ce lucrați la propriile tabele pivot, puteți experimenta pentru a vedea cum afectează câmpurile adăugate și eliminate datele afișate. Veți descoperi că Excel face o treabă excelentă de a face selecții care au sens, dar puteți schimba lucrurile și dacă alegerile Excel nu au sens.
Filtre
Trageți elemente din lista de selecție a câmpurilor în secțiunea „Filtre” dacă doriți să limitați datele care sunt afișate. De exemplu, dacă trageți „Client” în secțiunea „Filtre”, puteți afișa cu ușurință doar datele de la unul sau o selecție de clienți.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Coloane
Tragând câmpurile în secțiunea „Coloane”, puteți extinde modul în care datele dvs. sunt raportate. Din nou, când trageți un câmp în această secțiune, Excel va încerca să descopere modul în care doriți ca datele să fie prezentate. De exemplu, dacă trageți „Data” în secțiunea „Coloane”, atunci Excel va afișa vânzările astfel cum sunt rezumate pentru cel mai logic interval de timp, care în acest caz este lunar. Acest lucru ar fi util dacă preocuparea dvs. principală a fost cât s-a vândut lunar, cu atenția asupra modelelor de cumpărare ale clienților.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Rânduri
În mod similar, puteți trage câmpuri în secțiunea „Rânduri” pentru a încorpora date diferite în rândurile tabelului pivot. Din nou, dacă tragem „Data” în secțiunea „Rânduri”, Excel va împărți vânzările pe client pe lună, dar datele vor fi rezumate de către client și nu după lună, ca în exemplul anterior. În acest caz, sunteți în general îngrijorat de cât ați vândut fiecărui client, dar doriți, de asemenea, să identificați orice tendință bazată pe timp.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Valori
În cele din urmă, secțiunea „Valori” determină modul în care vă analizați datele. În toate exemplele noastre de până acum, am analizat vânzările totale. Dacă faceți clic pe tasta săgeată în jos din această secțiune, puteți configura setările câmpului valoric pentru a privi un calcul numeric diferit.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends De exemplu, să presupunem că doriți să analizați media vânzărilor în loc de vânzările totale. Trebuie pur și simplu să selectați „Medie” în caseta de dialog cu setările câmpului de valoare. De asemenea, puteți seta formatul numerelor astfel încât rezultatele să aibă cel mai mult sens.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Acum, în loc să luăm în considerare vânzările totale de către clienți și apoi să calculăm un total mare, ne uităm la vânzările medii pe companii și apoi la vânzările medii la nivelul companiei. Acest lucru ar fi util în evaluarea clienților care sunt peste sau sub medie în vânzări, de exemplu, și, prin urmare, care merită cea mai mare (sau cea mai mică) atenție. În exemplul nostru, poate Acme Engineering și Jones Roofing nu merită la fel de multă atenție la vânzări ca ceilalți.
În mod clar, tabelele pivot oferă o serie de opțiuni pentru a facilita felierea și tăierea datelor. Trucul pentru utilizarea eficientă a tabelelor pivot este să decideți exact ce doriți să vedeți înainte de a începe să aplicați opțiuni. De asemenea, doriți să vă asigurați că datele dvs. corespund modului în care v-ați prezentat tabelul și cum v-ați denumit anteturile. Cu cât sunteți mai atent la configurarea lucrurilor, cu atât mai eficiente vor fi tabelele pivot.
Pasul 4: Creați-vă propriile tabele pivot de la zero
După ce ați jucat cu funcția tabelului pivot și ați înțeles cum afectează diferitele opțiuni datele dvs., puteți începe să creați un tabel pivot de la zero. Procesul este similar cu utilizarea unei recomandări, numai că accesați Insert> PivotTable și apoi selectați manual datele ca prim pas.
În cazul nostru, asta înseamnă selectarea Tabelului 1, dar am putea selecta și o serie de date sau putem extrage dintr-o sursă de date externă. De asemenea, putem decide dacă dorim să creăm o nouă foaie de lucru sau să plasăm tabelul pivot lângă datele noastre la o anumită locație din foaia de lucru existentă.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends După ce ne-am făcut selecția, ni se prezintă un tabel pivot gol și dialogul nostru Câmpuri din tabelul pivot.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Crearea propriului nostru tabel pivot este doar o simplă chestiune de selectare a câmpurilor și determinarea modului în care dorim să fie calculate și afișate datele. Să presupunem că vrem să vedem performanța lunară a vânzătorilor, cu un total mare de vânzări pe an. Am selecta câmpurile „Vânzător”, „Dată” și „Vânzări totale”, am trage câmpul „Vânzător” în secțiunea „Filtre” și am configura valorile pentru a fi afișate ca monedă. Excel adaugă automat articolele de date relevante la secțiunea „Rânduri” și presupune că dorim să vedem sume.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends În mod implicit, Excel va afișa toate datele pentru toți agenții de vânzări. De asemenea, putem selecta un singur agent de vânzări pentru a vedea doar datele sale. În acest caz, vedem că Judy French a înregistrat vânzări în doar trei luni, chiar dacă totalul vânzărilor sale a fost semnificativ. Asta ar putea însemna că procesul ei de vânzare a fost mai lung, deoarece urmărea balenele în loc de pești - o concluzie valoroasă, dacă este exactă. Poate că ar fi o idee bună să investești într-un asistent care să o ajute pe Judy să-și închidă vânzările mai repede.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Pasul 5: Investiți în învățare
Dacă vrei să obțiiîntr-adevăr bun la folosirea tabelelor pivot Excel, investește ceva timp în a afla mai multe despre modul în care folosește diferitele tipuri de date. Microsoft oferă propriile resurse de instruire și există o mulțime de formatori terți de luat în considerare.
În general, totuși, aceasta înseamnă să căutați în Excel într-un mod care depășește sfera acestui ghid. Cu toate acestea, sperăm că acum vedeți cum tabelele pivot pot fi un instrument puternic în analiza datelor dvs. și este relativ ușor să începeți atâta timp cât aveți datele configurate în tipul corect de tabel. Și nu putem sublinia suficient cât de important este să știi ce vrei să realizezi cu tabelul pivot înainte de a începe.
