racorn / 123RF Pentru mulți profesioniști, Microsoft Outlook este centrul fluxului lor de lucru. În acest caz, este important să vă asigurați că fișierele aplicației - înregistrările dvs. de e-mail, contacte și calendare - sunt copiate periodic într-o locație sigură. La fel, dacă vă mutați pe un computer nou, este mult mai ușor să reîncărcați un singur fișier decât să parcurgeți procesul obositor de configurare a conturilor de e-mail din nou. Din fericire, Outlook simplifică efectuarea manuală a copiei de siguranță a contului și a setărilor și re-importarea acestora pentru o configurare ușoară. Ghidul de mai jos se aplică pentru Office 2010, Office 2013 și Office 2016.
Copierea de rezervă a fișierelor
Pasul 1:Pentru a începe backupul fișierelor în Outlook 2013 și 2016, faceți clic pe Fişier meniu și selectațiDeschideți și exportațidin meniul din stânga.
Mark Coppock / Tendințe digitale Pasul 2:Apasă peImport Export pentru a deschide Expertul de import și export, care vă va scoate și din sistemul de meniu tactil - cel mai bine este să aveți o tastatură convențională și un mouse sau un touchpad pentru pașii următori. În Outlook 2010, faceți clic pe Fişier,SelectațiOpțiuni,și faceți clic peAvansat.
Mark Coppock / Tendințe digitale Pasul 3:Clic Export pentru a deschide vrăjitorul. Următorii pași sunt identici pentru toate cele trei versiuni de Outlook.
Michael Crider / Tendințe digitale Pasul 4:Selectați Exportați într-un fișier din lista de acțiuni și faceți clic pe Următorul,ceea ce va duce la două opțiuni. Selectați Fișier de date Outlook (.pst),și faceți clic pe Următorul din nou. În ecranul următor, selectați ce fișiere și foldere doriți să faceți backup. De cele mai multe ori, veți dori să creați o copie de rezervă completă a fișierelor pentru un singur cont. Pentru a face acest lucru, trebuie doar să faceți clic pe adresa de e-mail asociată contului, primul articol din listă și să faceți clic pe Următorul. Asigura-te ca Includeți subfoldere este verificat astfel încât să capturați toate informațiile.
Michael Crider / Tendințe digitale Pasul 5:Dacă doriți un control mai mare al copiilor de rezervă, faceți clic pe un folder de poștă individuală, pe secțiunea Contacte sau Calendare sau pe oricare dintre celelalte opțiuni din listă. În mod implicit, toate folderele dintr-un folder selectat vor fi de asemenea făcute backup. Pentru a dezactiva acest comportament, debifați caseta marcată include subfoldere. Pentru a elimina anumite mesaje de e-mail din copie de rezervă, cum ar fi mesaje trimise către sau de la adresa dvs. personală, faceți clic pe filtre. Pe acest ecran, puteți crea o căutare după cuvânt, subiect sau câmp de corp, către sau de la adresă sau timp. Filtre mai avansate, inclusiv dimensiunea, steagurile și evaluările de importanță, sunt disponibile prin Mminereu Alegeri și Avansat filele. Când ați terminat de configurat filtrele, faceți clic pe O.K pentru a reveni la meniul de export.
Mark Coppock / Tendințe digitale Pasul 6:Următorul ecran vă permite să selectați locația și numele fișierului dvs. de rezervă. Clic Naviga, apoi navigați la folderul dorit, denumiți fișierul și faceți clic pe O.K. Fereastra browserului se va închide apoi.
Michael Crider / Tendințe digitale Pasul 7:Clic finalizarea. Puteți adăuga o parolă la acest fișier pentru o securitate suplimentară sau puteți lăsa ambele câmpuri necompletate dacă nu doriți să atribuiți o parolă. Apoi apasa O.K pentru a crea fișierul de rezervă. Rețineți că poate dura câteva secunde dacă aveți o tonă de e-mailuri stocate în Outlook.
Gestionarea copiilor de rezervă
Fișierul PST pe care tocmai l-ați creat poate fi mutat sau copiat ca orice alt fișier. Acest lucru facilitează păstrarea în siguranță; aruncați-l pe o unitate USB, trageți-l pe un hard disk extern sau încărcați-l în cloud pentru a păstra o evidență a e-mailurilor dvs. separate fizic de computer. Rețineți că fișierul este destul de mare - 1.000 de e-mailuri se ridică la aproximativ 100 MB, în testele noastre - și, prin urmare, este posibil să nu îl puteți trimite prin canalele obișnuite.
Amintiți-vă că acesta nu este un fișier live, ceea ce înseamnă că nu va înregistra sau face backup pentru e-mailurile pe care le primiți sau le trimiteți dupătu îl creezi. Pentru un fișier mai actualizat, Outlook stochează automat e-mailurile și alte setări într-un fișier PST în Documente> Fișiere Outlook dosar sub numele dvs. de utilizator. Acest fișier este întotdeauna actualizat, dar, deoarece este stocat local, este vulnerabil la eșec. Puteți reduce riscul de a pierde e-mailuri recente, elemente din calendar și contacte, setând un program de backup sau de stocare în cloud pentru a monitoriza folderul Fișiere Outlook.
Importul copiilor de rezervă
Pasul 1:Procesul de importare a fișierelor de rezervă PST este similar cu crearea acestora. În Outlook 2013 și 2016, faceți clic pe Fişier în fereastra principală Outlook și selectațiDeschideți și exportați din gazda de opțiuni. Apoi, selectațiImport Export pentru a deschide Expertul de import și export. În Outlook 2010, faceți clic pe Fişier, Selectați Deschis, ”Și faceți clicImport. Pașii de mai jos se aplică tuturor celor trei versiuni de Outlook.
Michael Crider / Tendințe digitale Pasul 2:Clic Importați dintr-un alt program sau fișier, urmată deUrmătorul. După aceea, selectațiFișier de date Outlook și faceți clic pe Următoruldin nou. Clic Navigași navigați la fișierul pe care doriți să îl importați, fie pe mașina dvs. locală, pe dispozitivul extern, fie undeva într-o rețea conectată. În Opțiuni zona, puteți alege să înlocuiți e-mailurile și contactele duplicate cu elemente importate, să permiteți crearea duplicatelor sau pur și simplu să nu importați duplicate.
Michael Crider / Tendințe digitale Pasul 3:Dacă copia de rezervă din care importați este mai nouă decât e-mailurile pe care le aveți în prezent în Outlook, selectați Înlocuiți duplicatele. Dacă copia de rezervă este mai veche decât e-mailurile curente din Outlook, selectați Nu importați duplicate. În general, nu este nevoie să selectați Permiteți crearea de duplicate dacă nu știți că aveți nevoie de informații specifice atât din fișierele vechi, cât și din cele noi. Clic Următorul când sunteți gata să continuați.
Michael Crider / Tendințe digitale Pasul 4: În acest ecran, selectați ce foldere să importați și unde doriți să le importați. Dacă importați informațiile dintr-un singur cont, trebuie doar să faceți clic Fișier de date Outlook. De asemenea, puteți selecta foldere individuale sau filtra fișierul, la fel ca în secțiunea de mai sus. Clic finalizareacând sunteți gata și, dacă vi se solicită, introduceți parola asociată fișierului dvs. Asta este! E-mailurile și alte setări vor apărea în Outlook după finalizarea procesului de import.
